6 tips om slimmer te werken (maar niet harder!)

1 Skype-call, 2 meetings met je collega’s, 48 ongelezen e-mails, 5 LinkedIn verzoeken, 7 WhatsApp berichten en dan ook nog eens Facebooken met je vrienden en thuis de vaatwasser inruimen. Anno nu is dat zo’n beetje wat je dagelijks allemaal uitvoert. En wat heb je dan aan het einde van de dag bereikt? Juist, wat heb je nou eigenlijk bereikt? Je hebt veel ‘gechitchat’, je bent ’s avonds nog steeds aan het werk, maar het is weinig effectief. Heeft het bijgedragen aan meer omzet, klanttevredenheid of leads? Nee, dat in veel gevallen niet. Wat is de oplossing hiervoor? Een nieuwe manier van denken. Work smarter, not harder.

6 tips om slimmer te werken

Om in onze tijd meer voor elkaar te krijgen besteden we vooral veel aandacht aan ons werkproces, en anderzijds aan het stroomlijnen van onze communicatie. Dat doen we door gebruik te maken van slimme processen en tools. Bij Fingerspitz proberen we alle collega’s zo goed mogelijk te faciliteren met als doel een vlotte samenwerking tussen collega’s en klant. Hiermee creëren we meer overzicht, transparantie, voortschrijdend inzicht, wederzijds begrip en het verlaagt het risico op onderlinge spanningen. Daarnaast elimineert het veel ‘dom’ werk. Hierbij 6 tips om dit ook binnen je organisatie toe te passen.

Tip 1: Stuur op basis van dashboards

Het begint bij het sturen richting de gewenste doelstellingen. Wat wil jij bereiken en wat willen je collega’s voor elkaar krijgen? Ligt dit op één lijn, en is het duidelijk wat elkaars belangen zijn? Maak hiervoor je doelstellingen concreet en laat zien of je op schema ligt. Eén mooi instrument om dit voor elkaar te krijgen is het implementeren van een real-time dashboard met daarop de belangrijkste KPI’s. Zo weet de complete organisatie of het wel of niet goed gaat, en creëer je automatisch meer betrokkenheid.

Een voorbeeld van een dashboard

Hang een TV scherm op en laat 24/7 zien hoe het gaat. Op de afdeling customer service laat je een dashboard zien met KPI’s over de klanttevredenheid, en in het magazijn over het aantal retouren. Een dashboard ontwikkel je eenvoudig via Geckoboard of DashThis. Heb je meer wensen kijk dan eens naar Klipfolio, Google Data Studio, PowerBi of Tableau. Deze tools hebben koppelingen met onder andere Google AdWords, Analytics of Google Drive. Verder is het een aanrader om AirTable in de gaten te houden. Een nieuwe revolutie die zichzelf wilt meten met Excel en Google Sheets.

Tip 2: Agile marketing

Een paar jaar geleden hebben wij als een van de eerste marketingbureaus de stap gemaakt om een eigen aanpak te ontwikkelen op basis van het SCRUM-principe. SCRUM is een framework ontstaan in de IT-wereld. Bij Fingerspitz werken we in teamverband, en de teams hebben de beschikking tot eigen specialisten, zodat we alle uitdagingen aankunnen. Bij ieder project bepalen we een roadmap voor de lange termijn en deze werkzaamheden worden uiteindelijk opgehakt in kortere periodes (sprints).

We maken de voortgang inzichtelijk via de gratis tool Trello. Iedereen die bij het project betrokken is krijgt wanneer gewenst toegang tot Trello. Zodoende ziet iedereen waar we naar toe willen werken, wat er is gedaan en wat we nog moeten doen. Tijdens onze dagelijkse ochtend SCRUM praat het team elkaar bij en helpen we elkaar op weg. In 10-15 minuten is iedereen weer op de hoogte en dat zorgt ervoor dat we uiteindelijk in minder saaie meetings belanden.

Tip 3: Maak gebruik van slimme communicatietools

Ondanks het scrummen krijg je waarschijnlijk nog steeds een overload aan digitale ‘ter infootjes’ of besteed je veel tijd aan afspraken. Je ontvangt mails van collega’s, organiseert conference calls en je wordt overladen aan berichtjes, alerts vanuit verschillende tools, nieuwsbrieven en ingevulde contactformulieren. Probeer eens of je de minder belangrijke afspraken via Skype of Google Hangouts kunt organiseren. Dat scheelt veel reistijd. Kijk verder ook eens naar Slack. Dat is een platform waarmee je eenvoudig in teamverband kunt communiceren. Het mooie van Slack is dat het verschillende diensten koppelt en je alles op één plek beheert. Een voorbeeldje? Met wat slimmigheidjes kun je in verschillende mapjes mails ontvangen, gecombineerd met de bijbehorende tweets en Dropbox bestanden.

Tip 4: Automatiseer wanneer je 2x hetzelfde moet doen

Just a thought. Krijg je in de gaten dat je herhaaldelijk hetzelfde werk aan het doen bent? Bedenk dan hoe je het kunt automatiseren. Ben je bijvoorbeeld iedere week handmatig je CRM-systeem aan het vullen met nieuwe aanvragen via de website? Of besteed je maandelijkse uren aan het maken van een fatsoenlijk managementrapport? Automatiseer! Zie je geen mogelijkheden tot automatiseren, en is jouw tijd te kostbaar? Maak dan een duidelijke checklist zodat een collega het in de toekomst kan uitvoeren. Is dat geen optie? Besteed het dan uit. Er zijn genoeg pientere professionals aan de andere kant van de aardbol die je graag tegen een heel schappelijk uurtarief verder helpen.

Tip 5: Gebruik de juiste online marketing tools

Ook op ons eigen vakgebied zijn er veel tools beschikbaar die het werk kunnen versnellen en verbeteren. Afhankelijk van het type project kiezen we ervoor om campagnes gedeeltelijk te automatiseren of gebruik te maken van een managementtool. Voor Google Ads schrijven we bijvoorbeeld scripts om biedingen te managen, of automatiseren we campagnes op basis van een productfeed. Is er een product niet meer op voorraad dan kunnen we automatisch de Google Ads-advertenties hiervoor onderbreken. Zo kan ik eigenlijk nog wel even doorgaan. Van het geautomatiseerd achterhalen van zoekwoordposities, sturen van een geautomatiseerde, persoonlijk e-mail na het uitvoeren van een specifieke handeling tot het ontvangen van alerts zodra iemand iets over je zegt op social media.

Tip 6: Connect!

Dit is mijn persoonlijk favoriet. Onderzoek of je verschillende communicatiestromen of processen kunt automatiseren. Hiervoor gebruik je tools zoals Zapier of IFTTT (If This Than That). Je hebt hier geen developers of technische achtergrond voor nodig. En het is ook handig voor je privéleven! Een paar voorbeeldjes: