De Pomodoro techniek: stel je uitstelgedrag uit

Even Facebook checken. Nog een kopje koffie halen. Snel nog even je bureau opruimen. Want zo kan je natuurlijk niet werken…

Uitstelgedrag. Je bent niet de enige; we hebben er allemaal last van. Onderzoek wijst uit dat 1 op de 5 mensen een chronische uitsteller is. Maar uitstelgedrag heeft niets met luiheid te maken, gelukkig. Integendeel: uitstellers zijn altijd heel druk! Te druk zelfs, en te vaak met de verkeerde dingen…

Stel het lezen van dit artikel nou eens even níet uit. Ik verklap je mijn methode om slim te werken.

Pomodoro: pas van tafel als je kookwekker afgaat

Had je vroeger thuis ook zo’n rode, tomaatvormige kookwekker? Die zo’n hels kabaal maakt als je – ik noem maar wat – ovenschotel met prei klaar is? Op dat fijne ding is deze fijne techniek gebaseerd.

Ik heb het over de Pomodoro-techniek, en eigenlijk is dit nogal een paradox. Normaal schuif je aan tafel als de kookwekker afgaat; nu mag je juist even van tafel (lees: bureau) zodra hij begint te ringen.

De Italiaan Francesco Cirillo paste de techniek in de jaren 80 toe in zijn werkzaamheden. Hij baalde dat hij steeds zo afgeleid was tijdens zijn werk. Dus besloot hij zijn tomaatvormige kookwekker te pakken. Hij mocht van zichzelf pas wat anders gaan doen dan de belangrijkste taak op dat moment, als de kookwekker afging. Dan nam hij even pauze, om uitstelgedrag-gerelateerde taken op te pakken. En dan ging hij weer door.

Guess what? Het werkte!

Hoe werkt de Pomodoro techniek?

De truc van de Pomodoro techniek is om steeds in concentratieblokken van 25 minuten te werken. Eén zo’n blok staat voor één Pomodoro. En na iedere Pomodoro neem je even 5 minuten pauze. In die pauze check je even je mail, ren je naar het toilet, of beantwoord je die vraag van je collega. Je stelt je uitstelgedrag dus uit voor maximaal 25 minuten. Moet te doen zijn, toch?

Afleiding is dus niet alleen ‘leuke’ dingen, zoals Facebook’en en koffie drinken. In feite is dit alles wat jou van die ene, belangrijke taak op dat moment afleidt. Zoals e-mails, chatberichten van collega’s en ideeën die plotseling in je opkomen. Het is dus niet zo dat je niets moet doen in deze pauze.

Waarom werkt dit voor jou?

Concentratieblokken. Wat een naar woord, want dat hele concentratie-gedeelte is juist wat we lastig vinden. Toch werkt deze techniek, óók voor jou. Dit is waarom.

1. Bij deze techniek gebruik je een wekker of timer die je alarmeert wanneer de Pomodoro is afgelopen. Je zet hem aan voordat je begint met een taak. Als je een ‘echte’, fysieke kookwekker gebruikt, hoor je het tikken van de timer. Dat moedigt je concentratie en behoefte om iets gedaan te krijgen aan. Probeer het maar eens.
   Liever digitaal werken? Er zijn talloze Windows-, Mac– en browser-gebaseerde apps die je kunt gebruiken. Mijn favoriet? Hang on, daar kom ik later op terug.
2. Het is onmenselijk om 8 uur achter elkaar geconcentreerd te zijn, met een uurtje pauze tussendoor. Daar zijn wij mensen niet voor gemaakt. Neem je nodige pauzes, en geef je hoofd rust door wat eenvoudigers tussendoor te doen. Nu heb je meer controle over wat je doet in de periodes dat je even pauze hebt van je hoofdtaak. Dat geeft ook weer rust in je hoofd. En na je pauze heb je weer veel meer concentratievermogen om aan de slag te gaan.
   Neem trouwens na een stuk of 4 Pomodoro’s even een wat langere pauze, van 15 minuutjes ofzo. Daar kun je de korte taakjes die nét niet in vijf minuten gedaan kunnen worden even oppakken.

De Pomodoro-spelregels

Nogmaals op een rijtje te spelregels, om de techniek zo succesvol mogelijk toe te passen:

• Je bent geconcentreerd bezig met één taak per Pomodoro.
• Onderbreek je Pomodoro nooit. Maak eerst je taak af voordat je pauze neemt.
• Komt er een idee in je op tijdens het werken? Schrijf hem op, en kom erop terug in je pauze.
• Afleiding van die ene, belangrijke taak stel je dus steeds uit tot in je pauze.

Ik begrijp dat je… – oh, moment. Mijn Pomodoro is afgelopen.

…Allright, daar gaan we weer. Eh, ik begrijp dat je je kookwekker niet meeneemt naar kantoor en op je bureau wegzet. Gelukkig zijn er tal van applicaties voor zowel je desktop als je telefoon, die je toe kunt passen. Ik linkte je daarnet al naar een paar goede varianten, maar mijn favoriet is toch wel Pomello. And here’s why.

Ken je Trello? In Trello maak je borden per project, en kun je je volledige flow structureren voor je hele team, en bijhouden hoe lang je ergens mee bezig bent. Bij Fingerspitz zijn we gek op Trello.

Hoe dan ook, Pomello is een gratis Chrome-plugin die je koppelt aan Trello, voor bijvoorbeeld in je to-do lijsten.

Na de koppeling activeer je de timer van de taak die je op dat moment gaat uitvoeren. Wanneer je klaar bent, vink je de taak af en de plugin laat je het aantal Pomodoro’s zien die je aan de taak hebt besteed. Je kunt via die plug-in ook nieuwe taken toevoegen die bij je opkomen. Super handig!

Om het begrijpelijk te maken, heb ik even een voorbeeld-takenlijstje in Trello gemaakt, in combinatie met de Pomello plugin.

In de afbeelding hierboven staat dus rechtsonderin de taak die ik op dit moment ga uitvoeren.

Klik ik op ‘Do it’, dan activeert de timer. Je hoort zelfs het tikken van een kookwekker! Geen nood, als dit je gek maakt, kun je het uitzetten.

Dit is de kaart in actie. Je kunt dus kiezen om deze actie te voltooien, te annuleren, of juist een extra taak toe te voegen die in je opkwam.

Deze extra taak knalt Pomello automatisch in je lijst in Trello. Super easy!

Of check deze video even voor een uitgebreidere uitleg over Pomello voor Trello:

Conclusie: ik heb twee Pomodoro’s nodig gehad voor het schrijven van dit artikel. Inclusief het vinden van de afbeeldingen en dergelijken. Als ik al mijn afleidingen tussendoor had ‘toegelaten’ in mijn hoofd, was dit vast veel langer geweest.

Ik ben benieuwd: geloof jij in de Pomodoro techniek?

Sorry for the long post. Here’s a tomato!