Planmatig & effectief werken: 7 tips voor marketeers

Je wordt er knettergek van. Als moderne marketeer word je continu overspoeld met informatie, taken en to-do’s. Denk aan:

• Nieuws, updates en verandering uit de industrie die je écht niet wilt missen, en waar je vaker wel dan niet snel op moet anticiperen
• Vragen, al dan niet dringend van klanten en/of collega’s
• Kleine opdrachten die ‘misschien even tussendoor kunnen’, want ze kosten toch vrijwel geen tijd (kun je dat deze week nog even doen?)
• Artikelen over best practices, tips en ‘Ultimate Guides’ die je het liefst gisteren al had toegepast in je werkzaamheden.

Daarnaast ben je hard aan het groeien met je bedrijf, waardoor je het razenddruk hebt met nieuwe projecten en administratie, en klantcontact, en je collega’s trainen, en…

Eigenlijk heb je niet eens tijd om te groeien.

En dan heb je je privéleven ook nog. Laten we dat gedeelte maar even buiten beschouwing laten. Dat maakt het beeld van je planning er waarschijnlijk niet beter op.

Als je dit herkent, is het tijd voor strakke tijdmanagement. Structuur heb je nou eenmaal nodig om door de bomen het bos te blijven zien.

Je moet planmatig werken. Maar je wilt ook effectief werken. Hoe kun je dat het beste combineren?

Persoonlijk word ik heel enthousiast van modelletjes en processen. Toch werd het door de groei van Fingerspitz een flinke uitdaging om alle to-do’s, zowel werk als privé, goed in balans te houden.

Om hier goed mee om te kunnen gaan, is keiharde time management nodig. Ik neem je mee door de 7 technieken die ik heb geleerd van invloedrijke managers van de vorige eeuw, en de 4 stappen-techniek die ik zelf heb bedacht op basis van deze technieken.

Je bent vast druk, dus ik ga het kort houden. Dit zijn de 7 tips:

1. Stop met (proberen te) onthouden wat je niet hoeft te onthouden
2. Stop met het (proberen te) scheiden van werk en privé: tijd is nou eenmaal tijd
3. Plan je werk in slechts 3 / 4 uur van de werkdag
4. Houd je mailbox lekker schoon: werk toe naar de ‘Inbox Zero’
5. Focus je alleen op de belangrijkste taken: plan, delegeer of elimineer de rest
6. Bespaar jezelf reistijd als het niet nodig is
7. Stop met meetings waar geen nieuwe informatie wordt besproken

Als bonus geef ik je nog mijn 4 stappen naar innerlijke rust, zowel op het werk als privé.

We beginnen in je bovenkamer. Ofwel, je brein. Want daar hoef je niets op te slaan. Echt niet! Gelukkig leven we in de 21e eeuw, en hebben we beschikking tot tal van methodes en manieren waarmee we kunnen bijhouden wat we moeten doen. Van pen en papier tot de meest geavanceerde tijdmanagement-apps.

Er is maar één oplossing voor niets te hoeven onthouden: alles bijhouden. Echt álles. Ikzelf heb simpelweg een eigen, persoonlijk Trello-board waarop ik alles opsla wat ik moet doen. Ideeën die ik heb, taken die ik krijg van anderen, maar ook to-do’s die structureel terugkomen.

Het aanleren om dit te doen is makkelijker gezegd dan gedaan. Het is echt een gedragsverandering. Ik weet als geen ander dat nieuwe gewoontes moeilijk aan te leren zijn (spullen op de trap die ik mee naar boven moet nemen? Die zie ik over het hoofd).

Dit zijn mijn persoonlijke valkuilen:

1. Ik ben eigenlijk best van de oude stempel. Ik mail nog steeds reminder naar mezelf, bijvoorbeeld. Later zet ik die dan alsnog in Trello.
2. Zodra ik ga slapen, flitsen er allerlei ideeën door mijn hoofd. Ik heb dan echt behoefte aan een kladblokje op mijn nachtkastje. Maar die neem ik dan een keer mee naar beneden, en vergeet het uiteraard terug te leggen. Gevolg: geen zin om mijn nest uit te komen. Wat rest is een rusteloze brainstorm met mezelf.

Mijn gouden tip is dus: gebruik maar één plek waar je álles op slaat. In mijn geval dus Trello. Een scala aan verschillende lijstjes gaat je alleen maar tegenwerken. Ben je meer van pen en papier? Gebruik dan één kladblokje en zorg ervoor dat je die altijd bij je hebt.

Je doel met tijdmanagement is waarschijnlijk overzicht creëren. Rust ervaren. En natuurlijk je taken (op tijd) afkrijgen. Rust ervaar je niet als je thuis nog veel moet doen. Als je thuiskomt en weet dat je de volgende dag met een flinke achterstand gaat beginnen, komt het ook niet goed.

Wat planmatig werken betreft is er geen verschil tussen werk en privé. Technieken die je toepast voor tijdmanagement, kun je gebruiken waar en wanneer je ze nodig hebt. Zo staan de volgende drie taken momenteel in mijn Trello-board:

Als ik thuiskom en ik ben vergeten de loodgieter te bellen, hebben we een probleem.

Moet je even écht flink aan de bak? Zit je tegen een deadline aan? Of wil je gewoon echt even héél productief zijn?

Wanneer je projecten en campagnes moet uitvoeren, is het een groot gevaar dat je alles tegelijk gaat doen. Daar word je allesbehalve productief van, namelijk. Kwartiertje hier, half uurtje daar. Even bellen. Even een mailtje beantwoorden. Even vlug die resultaten bekijken.

Dat werkt toch niet?

We overtuigen onszelf ervan dat we het kunnen, maar eigenlijk bakken we er niks van: multitasken. Bepaal dus na je ontbijt wat je die dag gaat doen. Focus je op slechts 2 of 3 belangrijke dingen per dag.

Als je slim bent, reserveer je dus zo’n 3 tot 4 uur per opdracht. Niet minder, maar ook zeker niet meer. Zo houd je de focus op de belangrijkste dingen.

Die heb je vast al vaker gehoord. Misschien doe je het al, of heb je het geprobeerd. Het werkt in ieder geval echt: een schone inbox geeft echt véél meer rust.

Bij ieder inkomend mailtje denk je waarschijnlijk; die moet ik meteen lezen! En vervolgens ga je nadenken over een passende reactie. En daar gaat je planning.

‘Inbox Zero’ is een concept dat in 2007 door Merlin Mann is geïntroduceerd en is te bewonderen in deze stoffige video.

Maar om het principe te begrijpen, hoef je de presentatie van 58 minuten niet af te kijken: je ‘e-mail doelstelling’ is om iedere dag een lege inbox te hebben. That’s it.

Gebruik je Gmail? Dan is er een ander heel handig systeempje om je te helpen je niet te veel te storen aan je e-mail: BatchedInbox. Deze tool vertraagt je inkomende berichten, en plaatst ze pas in je inbox op het moment dat je zelf hebt ingesteld – bijvoorbeeld tussen 8:00 en 9:00, en tussen 12:00 en 13:00 uur.

Hét toverwoord voor rust en effectief werken, is focus. Je dwingt jezelf simpelweg een plan(ning) te maken en die te volgen. Alleen als je niet wordt afgeleid, wordt dat een succes.

Heb je weleens van Ivy Lee gehoord? De meesten kennen hem niet, maar hij was de eerste time management pioneer ter wereld. In het begin van de 20e eeuw adviseerde hij talloze grote ondernemers over het bereiken van grotere productiviteit.

Zijn advies was eigenlijk heel simpel:

Noteer aan het einde van de dag 6 dingen die je de volgende dag gedaan wilt hebben. Niet meer, niet minder. Prioriteer die werkzaamheden in mate van belangrijkheid. Begin de volgende dag met de eerste taak, en ga pas door naar de volgende als je hem hebt afgerond.

Nog een time management techniek – en mijn persoonlijke favoriet – is die van een voormalige president van de Verenigde Staten (van 1953 tot en met 1961): Dwight D. Eisenhower.

Eisenhower heeft een model ontwikkeld waardoor je beter beslissingen maakt en eenvoudig taken prioriteert. Zijn beslissingsmatrix verdeelt je acties op basis van vier mogelijkheden:

1. Dringend en belangrijk: taken die je meteen moet uitvoeren
2. Belangrijk, maar niet dringend: taken die je later uitvoert en inplant
3. Dringend, maar niet belangrijk: taken die je delegeert aan iemand anders
4. Niet dringend, niet belangrijk: taken die je elimineert

Schematisch ziet dat er zo uit:

Zodra je dan begint aan je dagtaken, is het ook nog een kunst zo gefocust mogelijk te blijven. Laat je niet afleiden door dingen die tussendoor in je opkomen, of vragen van collega’s. De Pomodoro-techniek is een succesvolle methode om ervoor te zorgen dat je niet wordt afgeleid.

Ik raad je aan om, indien mogelijk, zoveel mogelijk afspraken buiten de deur te vermijden, Daarmee bedoel ik; laat ze maar lekker naar jou toe komen, als ze je iets willen verkopen. Scheelt jou weer meerdere uren reistijd die je veel nuttiger kunt besteden.

In dit filmpje vertelt Toon Gerbrands, de directeur van PSV, hoe hij omgaat met drukte, time management en externe afspraken:

Praten, praten, en nog eens praten. En vooral weinig (inter)actie. Het is typerend voor wanneer je organisatie steeds groter wordt: de ‘meeting-cultuur’. Pas ervoor op!

Uiteraard is overleg en communicatie essentieel. Je wilt alleen niet dat het een vervelende invloed heeft op je agenda. Met te veel meetings krijg je vanzelf het gevoel dat je te weinig doet. Denk dus goed na of het onderwerp van die ene meeting iets is waar je uiteindelijk meer uit haalt. Kijk ook eens of je meetings niet minder tijd kunnen kosten.

Wij hebben daarover, vind ik zelf, een aantal interessante opvattingen. Bij Fingerspitz maken we deels gebruik van de Holacracy-methode. Bij die methode wordt iedereen eerst gevraagd kort toe te lichten hoe de persoonlijke KPI’s en metrics ervoor staan, waarom de status zo is en wat er gedaan moet worden om dit te verbeteren. Daarna volgt het bepalen van de agenda. Eigenlijk staat er maar één vraag centraal bij het toevoegen van een agendapunt: wat heb je van een ander nodig?

Kortom: wil je iets vertellen, dan moet je je afvragen of dit de goede setting is.

In veel vergaderingen wilt iedereen dolgraag vertellen waar hij of zij mee bezig is, of worden agendapunten gedurende de meeting opgebracht. Allemaal ‘ter info’-tjes die iedereen eigenlijk al weet. Of waar juist niemand geïnteresseerd in is.

We gebruiken van die Holacracy-methode voornamelijk het Tactical meeting-stukje. Met wekelijkse of maandelijkse meetings doen we dat in verschillende teams.

Overigens hebben we gemerkt dat meetings veel productiever zijn als we staand vergaderen. Geen idee hoe dat precies komt, maar het zal ongetwijfeld te maken hebben met het hebben van een actievere houding.

Waar het uiteindelijk allemaal om gaat, is dat je rust in je kop hebt. Ik heb hier een hele simpele truc voor. Deze 4 stappen herhaal ik zo nu en dan even:

1. Creëer overzicht: continu komen er nieuwe to-do’s bij. Daarom kijk ik simpelweg regelmatig wat ik precies moet doen, en welke zaken ik heb gedelegeerd. Gewoon om zeker te weten dat ik het niet vergeet.

2. Prioriteiten: om ervoor te zorgen dat je met de juiste dingen bezig bent, moet je frequent prioriteren. Wat dragen je to-do’s bij aan je uiteindelijke doel? En hoe haalbaar is het?
3. Elimineren: na het prioriteren zie je ineens dat sommige ideeën gewoon slecht zijn. Jammer, maar helaas. Of ze passen niet in je planning en tasten je focus aan. Het elimineren van ‘slechte’ taken is misschien nog belangrijker dan het verzinnen van mooie ideeën die wél goed zijn.
4. Plannen en uitvoeren: je overzicht is nu compleet. Je kunt gaan plannen – en, niet te vergeten, op je ‘gemak’ uitvoeren.

Hoe je dit doet, maakt niet uit. Als pen en papier voor jou het beste werkt: doen! Ikzelf gebruik hier dus een Trello-board voor, in combinatie met de Eisenhower-techniek.

Wat trouwens ook helpt, is dat ik nóóit te ver vooruit plan. Vrijwel wekelijks maak ik even de balans opnieuw op. Wat moet er allemaal gebeuren, en wat pak ik nu als eerste op?

Dat was hem! Als allerlaatste nog een leuk artikeltje voor je, om gefocust te zijn, te blijven en je uitstelgedrag uit te stellen:

Welke technieken gebruik jij om planmatig én effectief te werken?