Productiviteit of Creativiteit – het is een keuze

Wist jij dat we gemiddeld 500 keer op een dag gestoord worden? Dit kost jou twee waardevolle uren per dag. Elke keer als jij je focus verliest, duurt het heel lang om terug te komen in je flow. Erger nog, meestal blijf je tussen twee taken in zitten. Reken uit je verlies op week-, maand- of jaarbasis! Maar hoe ga jij die concentratie-spier trainen? Het antwoord lees je in deze blog, zonder ook maar één sessie in de sportschool 😉

Lek aan focus?

Are you serious, 500 keer op een dag? Ja, echt waar. Alleen vaak hebben we niet door dat we afgeleid raken. Dus hoe merk je dan dat jij je concentratie verliest? Ik heb een lijstje gemaakt met punten die mijzelf helpen dit ‘probleem’ te herkennen. Herkenbaar?

• Maak je kleine onnodige foutjes?
• Check je meer dan 10x per dag je e-mail?
• Reageer jij op appjes tijdens het werk?
• Heb je vaak hoofdpijn?
• Heb je last van geluiden om je heen?
• Krijg je je takenlijst maar niet afgewerkt?
• Haal je vaker deadlines niet?
• Verlies je het overzicht van lopende projecten?
• Slaap je slecht?
• “Ik weet niet wat ik gelezen heb op het einde van de pagina” –> Herkenbaar?
• Ik denk veel aan andere (privé)zaken tijdens taken.
• Drink je meer dan twee kopjes koffie per dag?
• Kijk jij vaak naar de tijd? Door tijdsdruk of juist verveling?
• Werk jij ‘s avonds nog wel eens door aan taken?
• Krijg jij herinneringen van prospects of klanten per mail?
• Ervaar je stress?

Concentratie lekken

Realisatiemomentje? Of ben je al goed bezig maar wil jij je concentratie-spier nog sterker maken? Voordat ik je tips geef, is het belangrijk dat je weet waar concentratielekken vandaan komen. Waar ligt de oorsprong van het probleem? Want naast je luidruchtige collega’s, je WhatsAppberichtjes of je mailtjes die in je scherm verschijnen, zijn er nog drie andere bronnen. Namelijk: te weinig prikkels, interne prikkels of te weinig energie.

Te weinig prikkels

Te weinig prikkels klinkt misschien raar, maar wanneer we niet genoeg uitdaging hebben, verliezen we focus. Dit komt simpelweg omdat er genoeg ‘ruimte’ in ons hoofd zit om dingen om ons heen – of de vraag wat je vanavond gaat eten – aandacht te geven. We moeten ons brein dus iets meer uitdagen. Hier een paar simpele trucs:

• Lees met opzet sneller of typ sneller, hierdoor moet je brein harder werken om de informatie op te slaan.
• Play a game: probeer zo min mogelijk komma’s te gebruiken, gebruik nieuwe woorden, houd je aan een woordlimiet. Daag jezelf uit!
• Multitasken (dit is niet switchtasken!). Een voorbeeld van multitasken is lopen en bellen, muziek luisteren tijdens werk, of kleine tekeningetjes maken tijdens het luisteren (doodlen). Je hersenen moeten harder hun best doen bij de taak te blijven, wat jou meer focus geeft. Wanneer je constant tussen twee zaken gaat wisselen, verlies je dus juist focus omdat je brein constant tussen de twee in zit.
• Stel je deadlines eerder, zodat de druk hoger ligt bij jezelf.
• Vraag of iemand je werk wil controleren; prestatie verhoogt je werkdruk.

Interne prikkels

Ben je er nog? Weet je nog wat je gelezen hebt? Of dacht je net stiekem aan dat mailtje dat je nog moet sturen? Dat zijn de boosdoeners: interne prikkels. Eigenlijk zijn onze hersenen te slim: het denkbrein functioneert sneller dan we ze kunnen gebruiken. We kunnen zo’n 1.400 woorden per minuut opnemen terwijl we bijvoorbeeld maar 250 woorden per minuut kunnen lezen. Op spreektempo zijn dit er slechts 125 woorden per minuut. Logisch dus dat gedachten binnenschieten zelfs terwijl we ‘gefocust’ lezen.

We hebben allemaal wel eens ons hoofd ‘vol’. En ons hoofd zit dan ook letterlijk vol. Het brein heeft namelijk een speciale plek voor informatie en kennis en een plek voor taken. Die plek voor informatie en kennis is oneindig, terwijl die voor taken letterlijk vol kan lopen.

• Gebruik je hoofd niet als opslag. Tegenwoordig zijn er genoeg tools om je gedachten snel te kunnen opschrijven. Zelf gebruik ik nog traditioneel pen en papier, werkt net zo goed 😉
• Een mega goede tip is het blokken van een thema of taak per dag. Natuurlijk is dit moeilijk in bepaalde functies, maar in elke baan zijn er wel bepaalde taken te bundelen. Zo plan ik blokken voor bestaande klanten, nieuwe prospects of creatieve flows waar ik onderzoek naar doe. Zo kun je gemakkelijker je hoofd leeg houden voor andere zaken.
• Analyseer wanneer jij de meeste energie hebt. Voor mij zijn dat de ochtenden, daarom plan ik dan de ‘moeilijkste’ werkzaamheden.

Externe prikkels

Stel: we hebben genoeg uitdaging en we hebben onze interne prikkels redelijk goed op orde. Dan zijn er nog de prikkels van buitenaf. Een externe prikkel is informatie die binnenkomt via onze zintuigen. Die kunnen we dus zien, horen, ruiken, proeven of voelen. Enorm veel dus, vooral als je in een kantoortuin werkt. Hoe ga je daar dan mee om?

Energie

“Ga vroeg naar bed zodat je morgen fit bent”. Herkenbaar, toch? En dus ook echt heel belangrijk. Fysieke energie krijgen we door goede voeding, beweging en slaap. Een hoog energielevel is namelijk essentieel bij het negeren van externe prikkels. Wanneer je moe bent en je loopt door een stad met veel mensen, display-borden en geluiden om je heen, kan het al snel overweldigend zijn. Datzelfde gebeurt ook op het werk. Wanneer je weinig energie hebt, heeft je brein simpelweg geen fut de externe prikkels te negeren. Doei focus.

Bye everyone

Een andere oplossing: koptelefoon en muziek aan! Dit is een teken voor mensen om je heen dat je gefocust bezig bent. Ze zullen je dus minder snel aantikken en iets vragen. Zorg er wel voor dat het muziek is waar je vaker naar luistert. Zodra het nieuwe muziek is, gaat je brein daar weer de focus op leggen.

Standje nul

Ben er bewust van dat wanneer je in een drukke ruimte zit – en er dus veel prikkels zijn – die je kunnen storen. Als je aan jezelf merkt dat je je focust verliest, zoek dan een rustigere plek op. Als dit niet kan, zorg ervoor dat je even bewust (!) gaat afdwalen. Je moet je brein weer opladen om de prikkels te kunnen negeren. Afdwalen doe je door bijvoorbeeld een stukje te wandelen (alleen, niet praten!), of mindful naar iets kijken (bijvoorbeeld uit het raam staren, of thee zetten). ‘Even’ een appje sturen, iemand bellen, een filmpje kijken of je timeline checken is geen afdwalen. Dit kost veel energie voor je brein, en levert je geen focus op.

Afkicken!

In een webinar van Mark, brengt hij een belangrijk punt aan het licht: aan je focus werken betekent opofferen en keuzes maken. Wil je echt aan je focus gaan werken? Dan zal dat betekenen dat jij je mails misschien iets minder snel beantwoordt. Je vrienden zullen pas na werk een berichtje terugkrijgen van je. Of misschien ontdek je iets minder nieuwe muziek omdat je elke dag dezelfde playlist luistert. Consequenties van het vak ;).

Daarnaast geeft 10x per uur je telefoon checken, jou iedere keer een dopamine-kick. Wanneer je dat niet meer doet, krijg je letterlijk afkickverschijnselen. Maar net zoals bij elke verandering, duurt het even voordat je eraan gewend raakt. En geloof me, it’s worth it. Je krijgt er zo veel rust, overzicht en controle voor terug.

Wat mij heel erg helpt, is nadenken waarom ik een taak aan het doen ben. Soms betrap ik mezelf op eindeloos scrollen op Linkedin, en dan kom ik op de vraag: ‘waarom doe ik dit?’ Meestal heb ik daar geen specifiek antwoord op. Het doel van het schrijven van deze blog is om bewustzijn te creëren bij anderen, heel nuttig dus.

Nu of toekomst werkzaamheden?

We schrijven onze taken op om ze vervolgens stapsgewijs af te kunnen werken. ‘Productief bezig zijn’, noemen we dat. Het gevaar hiervan is dat we het overzicht verliezen. Net zoals we autorijden, gaat ons brein werkzaamheden verrichten op bijna automatische piloot. Wat is de impact van je werkzaamheden nu op lange termijn? Moet er misschien iets veranderd worden? Om dat te beslissen heb je creatieve momenten nodig.

Creatief of productief?

Creativiteit is eigenlijk een tegenpool van productiviteit. We kunnen het niet tegelijk. Heb je ook wel eens om 4 uur ‘s middags dat je gewoon niet meer helder kunt denken? Maar dan ineens ‘s avonds in bed: poef! Je hebt een mega goed idee. Waarschijnlijk is dat omdat je hersenen even konden afdwalen en ontfocussen tussendoor.

Als online marketing bureau, is het mega belangrijk dat wij ook creatieve momenten hebben. Hierdoor kunnen we focussen op het totaalplaatje van een project, en bijsturen waar nodig. Maar het lastige aan creativiteit is dat we hiervan vaak niet een voldaan gevoel krijgen. Soms kun je een uur lang nadenken, maar er komt niks nuttigs uit. Maar misschien een dag later, of zelfs een week, komt er een idee of inzicht uit.

“Creativity doesn’t wait for that perfect moment. It fashions its own perfect moments out of ordinary ones.” – Bruce Garrabrandt

It’s all about the balance

Oke, maar hoe maak je dan de keuze om productief of creatief te zijn? Je moet voor jezelf gaan onderzoeken wat voor jou een goede balans is. Als afsluiter heb ik hieronder een paar tips opgesomd:

• Begin met korte ‘creatieve flows’ in te plannen in je agenda. Vertel dit ook aan je collega’s zodat ze je niet kunnen storen.
• Dwaal af! Neem écht pauzes. Hersenloze pauzes: even alleen wandelen, uit het raam staren, rondjes tekenen. Vaak zijn we bang dat collega’s denken dat we niks aan het doen zijn. Echter haal je hier zo veel uit voor jezelf en voor je werk. Jij bent uiteindelijk productiever dan die collega die 10x per uur op Facebook kijkt.