Sales realiseren op afstand: hoe je digitale meetings een succes maakt

‘Bijna de helft van de thuiswerkers verwacht na Corona crisis vaker thuis te werken’. Een uitspraak die je bij menig werknemer en werkgever steeds vaker hoort. Want inmiddels is thuiswerken het nieuwe ‘normaal’ geworden, niet waar? Het is onderhand wel duidelijk dat deze pandemie niet van korte duur is en zodoende hebben we ons allemaal steeds beter aangepast aan de situatie.

Beide partijen, zowel werkgever als werknemer, ziet dat het thuiswerken naar omstandigheden goed gaat mits er goed gecommuniceerd blijft worden. Het indelen van je eigen tijd, maar ook concentratie lijkt vanuit het thuisfront dikwijls beter te zijn. Thuiswerken zal daarom ook na de crisis veel meer worden toegepast en zal het steeds meer richting een ‘fifty-fifty’ mentaliteit gaan. 

Echter zal onze manier van werken toch enigszins worden beïnvloed. Zo ook de manier waarop we sales realiseren. Want hoe doe je dat, als zowel het contact met je salesteam als de communicatie met de klant en het afsluiten van deals vanuit je woonkamer digitaal plaatsvindt?

In deze blog laat ik je zien op welke manier je interne en externe communicatie kunt oppakken en hoe je virtuele sales meetings voorbereidt. Zo ben je goed voorbereid en worden digitale meetings steeds meer een gewenning. Ook laat ik je wat handige online tools zien die je helpen bij het plannen en houden van meetings, en tools voor het maken en delen van video’s. 

Het verdovende effect van Covid-19 op sales

Wereldwijd had de pandemie en de daaruit voortkomende langdurige lockdown(s) een verdovend effect. Bravado, een sociaal netwerk voor salesmensen, hield een survey onder 134 top B2B sales leaders. Zij zagen het over het algemeen somber in: deals werden uitgesteld, belangrijke sleutelfiguren waren niet meer te bereiken en men vreesde voor ontslagen en een dramatisch eerste en tweede kwartaal.

Bravado’s CEO Sahil Mansuri’s grootste zorg was dan ook dat dat verdovende effect te lang zou aanhouden: “If we all stop, it’s a self-fulfilling prophecy.” En zo zie ik het ook. Wie vanuit een ander perspectief kan denken, ziet Covid-19 júist als een kans om los te breken uit vastgeroeste patronen. Een kans om de eigen toegevoegde waarde voor klanten opnieuw onder de loep te nemen en alle processen, met name sales, weer eens kritisch te herevalueren.

Digitale communicatie en sales meetings

De afgelopen maanden heb ik me beziggehouden met hoe we onze interne communicatie, externe communicatie en sales meetings in een ander jasje kunnen steken en ik vertel je graag hoe.

Interne communicatie

Nu je minder of helemaal niet meer met je collega’s samen op kantoor werkt, zijn teambuilding en communicatie nóg belangrijker geworden. Dat kun je op de volgende drie manieren aanpakken: 

1. Dagelijkse stand-up call

Plan een dagelijkse stand-up call in om met het hele team de actuele stand van zaken te bespreken. Houd het kort, net als bij een gewone stand-up meeting: hooguit een kwartiertje. Door dit te doen kan iedereen delen wat er gisteren heeft plaatsgevonden en wat de werkzaamheden en doelen van vandaag zijn. Dit helpt je collega’s meteen om thuis in de werksfeer te komen en eventuele obstakels aan te kaarten.

2. Digitaal koffie momentje

Nu je dat praatje bij het koffiezetapparaat mist, zul je die break even digitaal moeten inplannen. Want naast dat je elkaar op de hoogte wilt houden, is smalltalk ontzettend belangrijk. Zowel met het hele team samen, als één-op-één. Denk aan een groepscall op de maandagochtend en vrijdagmiddag (bij wijze van vrijmibo!) om even bij te kletsen. Lukt het met werken, hoe gaat met het je concentratie, wat zijn de reacties van klanten, hoe gaat het thuis en heel belangrijk, hoe gaat het met jóu? Op deze manier kan iedereen ook praktische tips met elkaar delen. Zorg daarnaast dat je je collega’s ook individueel spreekt, dan zijn ze namelijk sneller geneigd om bepaalde zorgen of frustraties te uiten.

3. Gun je collega’s wat ruimte

Is het voor sommige collega’s een opgave om thuis alle ballen hoog te houden? Laat merken dat je begrip hebt voor de situatie en dat hun welzijn belangrijk voor je is. Vertel ook hoe jijzelf deze tijd ervaart en houd het gesprek open en persoonlijk: het moet geen kruisverhoor zijn. Vraag ook of ze alle middelen hebben om thuis goed te kunnen werken en biedt eventueel aan om apparatuur voor ze te regelen. Toon begrip, biedt een luisterend oor én maak af en toe nog steeds een geintje met elkaar.

4. Geef vertrouwen

Bij thuiswerken hoort een stukje vertrouwen. Geef je werknemers dit ook. Laat collega’s hun eigen dagen indelen, zolang er goed gecommuniceerd blijft worden en afspraken worden nagekomen. Wilt iemand overdag sporten? Moet er een boodschap gedaan worden? Hebben de kinderen aandacht nodig? Geef je werknemers het vertrouwen dat zij zelf met deze verantwoordelijkheid om kunnen gaan. Blijf transparant tegenover elkaar, toon begrip en vertrouw je werknemers erop dat zij hun werk doen.

5. Organiseer digitale events

Bij kerst hoort een kerstborrel, met Pasen een Paasontbijt, in oktober vier je oktoberfest en ga zo maar door. Leuke events om makkelijk digitaal te organiseren en op deze manier saamhorigheid te blijven stimuleren. Zo houd je het werk leuk, maak je plaats voor een dolletje en betrek je iedereen uit je team. Thuiswerken kan af en toe ook eenzaam zijn, waarbij collega’s snakken naar gezelligheid. Houd deze feestjes er dan ook vooral in. Plan een leuk digitaal spel, organiseer een digitaal optreden en proost via de camera tijdens de vrijdagmiddagborrel. 

Externe communicatie

In tijden van onzekerheid en vooral nu, is niets zo verontrustend als radiostilte. Blijf dus regelmatig in contact met je doelgroep, zowel met prospects als bestaande klanten. Houd daarbij de simpele vuistregel aan dat er niet zoiets is als teveel communicatie.

1. Communiceer pro-actief over wat er speelt

Houd je klanten en andere relaties regelmatig op de hoogte van je eigen situatie. Vertel hen welke impact de huidige situatie op jullie bedrijf heeft en hoe je daarmee omgaat. Denk daarbij naast geschreven content ook eens aan het sturen van bijvoorbeeld een persoonlijke videoboodschap.

Publiceer ook content over actuele ontwikkelingen binnen de sector. Doe je dit regelmatig, dan zou je je content kunnen bundelen in een nieuwsbrief. Laat prospects en klanten zich inschrijven voor deze nieuwsbrief en bouw aan je leadgeneratie! Door het een persoonlijke twist te geven zul je zien dat prospects meer begrip voor je hebben en zich sneller aan je zullen binden.

2. Sta open voor ieder contact

Doordat veel mensen thuiswerken, staan zij meer open voor sociaal contact. Het delen van verhalen en ervaringen kan voor veel mensen als een opluchting werken. Vraag voor welke uitdagingen zij staan, zowel zakelijk als privé, en toon oprechte empathie. Probeer te kijken waar je elkaar kunt helpen. Mensen zullen het gevoel van behulpzaamheid en saamhorigheid onthouden. Ook hier zit het stukje ‘persoonlijk maken’ weer in. Mensen zijn in tijden van onzekerheid geneigd om sneller aan elkaar op te trekken en hebben dit ook nodig.

3. Vergroot je online aanwezigheid en bereikbaarheid

Je online aanwezigheid en bereikbaarheid kun je op verschillende manieren vergroten

• Stuur een persoonlijke videoboodschap of kaartje aan bestaande relaties
• Organiseer een interactieve webinar waarbij je ingaat op actuele uitdagingen en kansen. Speel hierbij in op zaken die je prospects bezig houden.
• Produceer video content over je producten of diensten en loop deze door met je lead of bestaande klant.

4. Vergeet je prospects en leads niet

De kans is groot dat prospects en leads op dit moment geen dienst of product van je af gaan nemen. De focus bij deze doelgroep moet dan ook op de lange termijn liggen. Laat blijken dat je uit bent op een duurzame relatie. Wees in elk geval niet bang om te investeren in toekomstige klanten: dit positieve gevoel zullen zij zich blijven herinneren en zullen zij dus op de lange termijn vasthouden. Lange termijn relaties zijn enorm waardevol, duurzaam en zeker de moeite waard om in te investeren.

Een succesvolle digitale sales meeting

Het digitaal voeren van sales meetings en afsluiten van deals is heel anders dan wanneer je dit in ‘real life’ doet. Er is minder interactie en minder lichaamstaal waardoor het menselijke aspect ineens grotendeels wegvalt. Een goede voorbereiding en goed verhaal zijn essentieel. Een goed begin is dan ook het halve werk.

1. Vertel aan het begin van de meeting hoe je presentatie in elkaar steekt en wat jullie gaan bespreken.
2. Doe je huiswerk goed. Verdiep je met name in de behoeften en de situatie van je prospect. Is er veel veranderd binnen het bedrijf? Is de branche of de markt veranderd? Is er onlangs een reorganisatie geweest? Welke technologieën worden er gebruikt? Zit het bedrijf in een groeifase? Welke richting willen ze op?
3. Zoek zoveel mogelijk uit over wie er deelneemt aan de vergadering. Wat is hun functie? Hebben zij een beslissende rol? Hoe lang werken ze binnen het bedrijf? Welke veranderingen hebben zij meegemaakt? Bedenk vooraf welke vragen jij hebt aan welke teamlid en stel die tijdens de presentatie aan de betreffende persoon. Op deze manier houd je het interactief en wordt er gezien dat je je voorbereidingen goed hebt getroffen.
4. Beantwoord vragen te allen tijde, ook als dit betekent dat je je verhaal moet onderbreken. Interactie is belangrijk en de prospect wil zich gehoord voelen.
5. Houd je strikt aan de tijd die is afgesproken. Men heeft tijd voor je vrijgemaakt en verwacht niet dat een meeting uit zal lopen. Log op tijd in en zorg dat alles wat je nodig hebt voor de meeting werkt.
6. Zorg tot slot voor een goede follow-up. Stip aan het einde van de meeting globaal aan waarover is gesproken en vertel hoe het traject er verder uit zal zien. Zet deze samenvatting ook even op een mail naar alle betrokkenen.

Nuttige tools voor sales

Om het digitaal realiseren van sales wat praktischer te maken, deel ik graag wat handige tools met je:

Allround e-mail app

MixMax

Een productiviteits-app, gebaseerd op Gmail, speciaal ontwikkeld voor sales-teams. Faciliteert onder meer gepersonaliseerde e-mail, e-mail tracking, direct dial via Gmail, workflow automation, templates, synchronisatie met je CRM.

Meetings plannen

Calendly

Gratis software waarmee je makkelijk calls en meetings in kunt plannen. Geef zelf je voorkeuren op, deel je Calendly link en laat anderen een tijdstip kiezen. Scheelt je een hele hoop heen-en-weer mailen.

Video conferencing

Zoom

Video conferencing app met HD video en audio. Maximaal 100 personen kunnen tegelijk deelnemen, maar bij de gratis versie is er vanaf 3 personen een tijdslimiet. Het delen van je scherm is mogelijk. Met de betaalde versie krijg je toegang tot meer mogelijkheden.

Google Hangout

Video conferencing service die gewoon via je browser draait. Maximaal 25 deelnemers, maar geen tijdslimiet. Integratie met Gmail en Google calendar. Het delen van je scherm is mogelijk. Meer mogelijkheden met de betaalde versie: Google Meet.

En vooral handig: Google Jamboard. Zo kun je tijdens meetings op afstand brainstormen en post-its plakken.

Webinars

Een webinar is een interactieve presentatie of workshop die je digitaal kunt geven, waarbij één of meerdere presentatoren voor de camera verschijnen om jouw publiek te informeren. Naast video is het mogelijk om begeleidend materiaal te vertonen zoals afbeeldingen of PowerPoint slides. Dit is tegenwoordig een populaire manier om kennis te verstrekken en zo leads te genereren en uiteindelijke sales te realiseren. Demio is een handige tool om webinars mee op te zetten.

Persoonlijke video’s

Soapbox

Maak eenvoudig video’s met Soapbox. Benodigdheden: Google Chrome, een webcam en iets om te vertellen. Er zijn kleine bewerkingen mogelijk, zoals een text overlay, transities tussen verschillende beelden, exporteren voor social media, het maken van een GIF etc.

Vidyard

Snel een demo sturen of een presentatie toelichten? Maak eenvoudig video’s en schermopnames met Vidyard. De video’s zijn eenvoudig toe te voegen in een e-mail of chatvenster.

Mijn laatste advies

Laat, zeker de eerste paar keren, meerdere collega’s deelnemen aan elke sales meeting. Zo kan degene die meekijkt aanvullen waar nodig. Ook kan er achteraf geëvalueerd worden wat er goed ging en wat niet. En maak natuurlijk handig gebruik van de tools. Nogmaals, benut je kansen, bereid je goed voor en maak je los van oude gewoontes. Maak digitale meetings een succes!