Sales bedrijven op afstand: hoe je virtuele meetings tot een succes maakt

Begin dit jaar kwamen we plotseling in een pandemie terecht. Niemand wist hoe Covid-19 zich ging ontwikkelen en het woord ‘crisis’ werd al snel door alle media gebezigd. In afwachting van wat komen ging, werden werkzaamheden on-hold gezet en deals vooruitgeschoven.

Inmiddels is het wel duidelijk dat deze pandemie geen kortstondige situatie was, maar onze manier van werken langdurig zal blijven beïnvloeden. Ook de manier waarop we sales bedrijven. Hoe ga je te werk als zowel het contact met je salesteam als de communicatie met klanten en het afsluiten van deals virtueel plaatsvindt?

Ik laat je graag zien op welke manier je je interne en externe communicatie kunt oppakken en hoe je je virtuele sales meetings voorbereidt. Ook laat ik je wat handige online tools zien die je helpen bij het plannen en houden van meetings en tools voor het maken en delen van video’s.

Het verlammende effect van Covid-19 op sales

Wereldwijd had de pandemie en de daaruit voortkomende lockdown een verlammend effect. Bravado, een sociaal netwerk voor salesmensen, hield een survey onder 134 top B2B sales leaders. Zij zagen het over het algemeen somber in: deals werden uitgesteld, belangrijke sleutelfiguren waren niet meer te bereiken en men vreesde voor ontslagen en een dramatisch eerste en tweede kwartaal.

Bravado’s CEO Sahil Mansuri’s grootste zorg was dan ook dat dat verlammende effect te lang zou aanhouden: “If we all stop, it’s a self-fulfilling prophecy.” En zo zie ik het ook. Wie een beetje om kan denken, ziet Covid-19 juist als een kans om los te breken uit vastgeroeste patronen. Een kans om de eigen toegevoegde waarde voor klanten te herevalueren. En alle processen, met name sales, weer eens kritisch onder de loep te nemen.

Virtuele communicatie en sales meetings

De afgelopen maanden heb ik me beziggehouden met hoe we onze interne communicatie, externe communicatie en sales meetings anders konden aanpakken.

Interne communicatie

Nu je minder of helemaal niet meer met je collega’s samen op kantoor werkt, zijn teambuilding en communicatie nóg belangrijker geworden. Dat kun je op de volgende drie manieren aanpakken: 

1. Dagelijkse stand-up meeting

Plan een dagelijkse stand-up meeting in om met het hele team de actuele stand van zaken te bespreken. Houd het kort, net als bij een gewone stand-up meeting: hooguit een kwartiertje. Zo kan iedereen delen wat er gisteren heeft plaatsgevonden en wat de werkzaamheden en doelen van vandaag zijn. Dit helpt je collega’s meteen om thuis in de werksfeer te komen.

2. Drink een virtuele kop koffie samen

Nu je dat praatje bij het koffiezetapparaat mist, zul je die break even moeten inplannen. Want naast dat je elkaar op de hoogte wilt houden, is smalltalk ontzettend belangrijk. Zowel met het hele team samen, als één-op-één. Denk aan een groepscall op de maandagochtend en vrijdagmiddag (bij wijze van vrijmibo!) om even bij te kletsen. Hoe lukt het met werken, kun je je goed concentreren, hoe reageren klanten en hoe gaat het thuis? Op deze manier kan iedereen ook praktische tips met elkaar delen. Zorg daarnaast dat je je collega’s ook individueel spreekt, dan zijn ze namelijk sneller geneigd om bepaalde zorgen of frustraties te uiten.

3. Gun je collega’s wat ruimte

Is het voor sommige collega’s een hele opgave om thuis alles draaiende te houden? Laat merken dat je begrip hebt voor de situatie en dat hun welzijn belangrijk voor je is. Vertel ook hoe jijzelf deze tijd ervaart en houd het gesprek open: het moet geen ondervraging zijn. Vraag ook of ze alle middelen hebben om thuis goed te kunnen werken en bied eventueel aan om apparatuur voor ze te regelen.

Externe communicatie

In tijden waar onzekerheid heerst, is niets zo verontrustend als radiostilte. Blijf dus regelmatig in contact met je doelgroep, zowel met prospects als bestaande klanten. Houd daarbij de simpele vuistregel aan dat er niet zoiets is als teveel communicatie.

1. Communiceer pro-actief over wat er speelt

Houd je klanten en andere relaties regelmatig op de hoogte van je eigen situatie. Vertel hen welke impact de huidige situatie op jullie bedrijf heeft en hoe je daarmee omgaat. Denk daarbij naast geschreven content ook eens aan het sturen van bijvoorbeeld een persoonlijke videoboodschap.

Publiceer ook content over actuele ontwikkelingen binnen de sector. Doe je dit regelmatig, dan zou je je content kunnen bundelen in een nieuwsbrief. Laat prospects en klanten zich inschrijven voor deze nieuwsbrief en bouw en passant aan je leadgeneratie!

2. Sta open voor ieder contact

Doordat veel mensen thuiswerken, staan zij meer open voor sociaal contact. Het delen van verhalen en ervaringen kan voor veel mensen opluchtent werken. Vraag voor welke uitdagingen zij staan, zowel zakelijk als privé, en toon oprechte empathie. Probeer te kijken waar je elkaar kunt helpen. Mensen zullen het gevoel van behulpzaamheid en saamhorigheid onthouden.

3. Vergroot je online aanwezigheid en bereikbaarheid

Je online aanwezigheid en bereikbaarheid kun je op verschillende manieren vergroten

  • Stuur een persoonlijke videoboodschap aan bestaande relaties;
  • Organiseer een interactief webinar waar je ingaat op actuele uitdagingen en kansen;
  • Produceer video content over je producten of diensten en loop deze door met je lead of bestaande klant;

4. Vergeet je prospects en leads niet

De kans is groot dat prospects en leads op dit moment geen dienst of product van je af gaan nemen. De focus bij deze doelgroep moet dan ook op de lange termijn liggen. Laat blijken dat je uit bent op een duurzame relatie. Wees in elk geval niet bang om te investeren in toekomstige klanten: dit positieve gevoel zullen zij zich blijven herinneren.

Een succesvolle online sales meeting

Het virtueel voeren van sales meetings en afsluiten van deals is heel anders dan wanneer je dit face-to-face doet. Er is veel minder interactie, waardoor het menselijke aspect ineens grotendeels wegvalt. Een goede voorbereiding en goed verhaal zijn essentieel.

  1. Vertel aan het begin van de meeting hoe je presentatie in elkaar steekt en wat jullie gaan bespreken.
  2. Doe je huiswerk goed. Verdiep je met name in de behoeften en de situatie van je prospect. Is er veel veranderd binnen het bedrijf? Is de branche of de markt veranderd? Is er onlangs een reorganisatie geweest? Welke technologieën worden er gebruikt? Zit het bedrijf in een groeifase?
  3. Zoek zoveel mogelijk uit over wie er deelneemt aan de vergadering. Wat is hun functie? Hebben zij een beslissende rol? Hoe lang werken ze binnen het bedrijf? Welke veranderingen hebben zij meegemaakt? Bedenk vooraf welke vragen jij hebt aan welke teamleden en stel die tijdens de presentatie aan de betreffende persoon. Zo houd je het ook interactief.
  4. Beantwoord vragen te allen tijde, ook als dit betekent dat je je verhaal moet onderbreken. Interactie is belangrijk en de prospect wil zich gehoord voelen.
  5. Houd je strikt aan de tijd die is afgesproken. Men heeft tijd voor je vrijgemaakt en verwacht niet dat een meeting uit zal lopen.
  6. Zorg tot slot voor een goede follow-up. Stip aan het einde van de meeting globaal aan waarover is gesproken en vertel hoe het traject er verder uit zal zien. Zet deze samenvatting ook even op een mail naar alle betrokkenen.

Handige tools voor sales

Om het virtueel bedrijven van sales wat praktischer te maken, deel ik graag wat handige tools met je:

Allround e-mail app

MixMax

Een productiviteits-app, gebaseerd op Gmail, speciaal ontwikkeld voor salesteams. Faciliteert onder meer gepersonaliseerde e-mail, e-mail tracking, direct dial via Gmail, workflow automation, templates, synchronisatie met je CRM.

Meetings plannen

Calendly

Gratis software waarmee je makkelijk calls en meetings in kunt plannen. Geef zelf je voorkeuren op, deel je Calendly link en laat anderen een tijdstip kiezen. Scheelt je een hele hoop heen-en-weer mailen.

Video conferencing

Zoom

Video conferencing app met HD video en audio. Maximaal 100 personen kunnen tegelijk deelnemen, maar bij de gratis versie is er vanaf 3 personen een tijdslimiet. Scherm delen mogelijk. Meer mogelijkheden met de betaalde versie.

Google Hangout

Video conferencing service die gewoon via je browser draait. Maximaal 25 deelnemers, maar geen tijdslimiet. Integratie met Gmail en Google calendar. Scherm delen mogelijk. Meer mogelijkheden met de betaalde versie, Google Meet.

En vooral handig. Google Jamboard. Zo kun je tijdens meetings op afstand brainstormen en post-its plakken.

Persoonlijke video’s

Soapbox

Maak eenvoudig video’s met Soapbox. Benodigdheden: Google Chrome, een webcam en iets om te vertellen. Kleine bewerkingen mogelijk, zoals een text overlay, transities tussen verschillende beelden, exporteren voor social media, een GIF maken etc.

Vidyard

Snel een demo sturen of een presentatie toelichten? Maak eenvoudig video’s en schermopnames met Vidyard. De video’s zijn eenvoudig toe te voegen in een e-mail, chatvenster

Mijn laatste tip

Laat, zeker de eerste paar keren, meerdere collega’s deelnemen aan elke sales meeting. Zo kan degene die meekijkt aanvullen waar nodig. Ook kan er achteraf geëvalueerd worden wat er goed ging en wat niet. En maak handig gebruik van de tools!

Meer over Jaap

Het mooie aan ons is dat wij echt meedenken over álle mogelijkheden.

Jaap Jacobs
Managing director

Lees meer over